日系企業の定時株主総会では、取締役等の欠席もほとんどなく、また総会自体も実開催となるので、席上就任承諾した記載をもって就任承諾書を添付省略とすることがほとんど。

しかしこの時期に登記する外資系企業の定時総会の場合、わざわざ開催する必要なしということで、書面決議によるものがほとんど。当然就任承諾書が必要になる訳です。

新任取締役等の場合は、本人確認証明書の住所の記載と就任承諾書の住所の記載に気をつけていますが、上記の書面決議の場合は、基本的にみなさん重任。法務担当者も従来の住所の記載のない就任承諾書を当然利用します。

つまりチェックしている中で、住所の記載のある就任承諾書と記載のない就任承諾書が混在してしまって、ただただ混乱するばかり。本当は住所の記載が必要な就任承諾書もついうっかりなんてことが出てきてしまうかもしれません。

「うちは就任承諾書は、元々住所記載してたよ〜。」という運用をされていた事務所さんは、あまりお困りにならないでしょうけど、そうじゃないうちは、変なところで気をつかって困っています。

お互い気をつけましょう。